Ich benötige E-Mail - was muss ich wissen?

Die elektronische Post, kurz E-Mail, gehört zu den verbreitetsten und mittlerweile selbstverständlichsten Anwendungen in der IT.

Die Landeskirche realisiert dafür eine einheitliche und moderne Kommunikationslösung, die sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als dienstliches Arbeitsmittel im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung zur Verfügung stellt. Damit werden den  Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer einersseits und den gestiegenen Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz andererseits begegnet.

Das Angebot richtet sich zur Zeit erst einmal an hauptamtliche Mitarbeitende. Eine Ausweitung auf ehrenamtliche Gremienvertreter ist jedoch zeitnah geplant.

Nutzungsberechtigte

Folgende Rahmenbedingungen sind an die Nutzung des E-Mail-Dienstes gebunden.

  • Der E-Mail Dienst wird allen hauptamtlich Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt, die für eine Körperschaft oder Einrichtung der verfassten Kirche tätig sind.
  • Einrichtungen, die nicht zur verfassten Kirche gehören, können spätestens ab Ende 2020 keine landeskirchlichen E-Mail-Adressen mehr nutzen. Darunter fallen eigenständige Rechtsformen wie z.B. GmbHs, gGmbHs, eingetragene Vereine oder Stiftungen.

Postfach-Typen

Es gibt zwei unterschiedliche Arten von Postfächern:

  • Das persönliche Postfach ist einer Einzelperson namentlich zugepordnet. Auf dieses Postfach hat auch nur diese eine Person Zugriff. Mit diesem Postafach ist auch eine personenbezogenen E-Mail-Adresse verknüpft.
  • Das Funktionspostfach (gemeinsam genutztes Postfach oder Shared-Mailbox) wird einer Einrichtung oder Funktion zugeordnet und und keiner Einzelperson. Dies ermöglicht den gemeinsamen Zugriff auf Organiationsmails, gemeinsame Kontaktpflege oder die Abstimmung von allgemeinen Terminen in einem gemeinsamen Kalender. Funktionspostfächer sind nicht direktabrufbar, sondern es werden personenbezogene Konten für den Zugriff berechtigt.

Adresse

Jeder E-Mail Teilnehmer im Internet muss eine weltweit eindeutige E-Mail-Adresse besitzen. Für die E-Mail-Kommunikation muss es ein eindeutiges und nachvollziehbares Namenskonzept geben. Dies ermöglicht eine einfache und standardisierte Vergabe von Adressen und auch eine nachvollziehbare Herleitung. Dieses Konzept gilt für die gesamte Ev.-luth. Landeskirche Hannovers und ist verbindlich zu verwenden. Als Domain ist eindeutig "@evlka.de" festgelegt. Subdomains werden nicht verwendet. Für den lokalen Teil vor dem "@" wird je nach E-Mail Typ eine eindeutige Schreibweise für die E-Mail-Adresse definiert.

Personenbezogenen Adressen haben in der Regel die Form
<Vorname>.<Nachname>@evlka.de, (z.B. Manni.Mustermann@evlka.de)

Funktionsadressen/institutionelle Adressen wie die einer Kirchengemeinde haben in der Regel die Form
<Einrichtung>.<Gemeindename>.<Ort>@evlka.de (z.B. KG.Marien.Hannover@evlka.de).

Funktionsumfang

  • Die Landeskirche stellt Ihren Mitarbeitenden und Einrichtungen ein zentrales Microsoft Exchange Serversystem zur Verfügung. Dieser wird vom beauftragten Dienstleister COMRAMO KID GmbH in dessen Rechenzentrum betrieben.
  • Jedes Postfach hat eine maximale Größe von 10 GByte. Ab einem Schwellwert von 95% wird der Anwender gewarnt. Wenn das Postfach voll ist, dann lehnt der Server die Annahme von neuen Mails für dieses Postfach ab.
  • Die Mails werden stets zentral auf dem Server gespeichert. Damit ist gewährleistet, dass ein konsistenter Zugriff von verschiedenen Standorten aus möglich ist.
  • Der Dienstleister nimmt eine regelmäßige Datensicherung vor (täglich werktags). Postfachstände bis zu einem Alter von 30 Tagen können zurückgesichert werden. Das Rücksichern von einzelnen E-Mails ist nicht möglich.
  • Die E-Mails von externen Absendern durchlaufen vor der Zustellung unterschiedliche Sicherheitssysteme, um den Anwender vor Schadsoftware und SPAM zu schützen. 
  • Neben dem Postfach stehen dem Nutzer ein individueller Kalender zur Terminverwaltung, ein Adreßbuch zur Pflege individueller Kontakte sowie eine individuelle Aufgabenverwaltung zur Verfügung.ES können Termineinladungen an andere Nutzer versendet werden, die dann bestätigt ode rabgelehnt werden können. Im Rahmen einer intensiven Zusammenarbeit oder Vertretungsregelung kann einem anderen User Zugriff auf z.B. den Terminkalender oder das Postfäch gewährt werden.
  • Darüber hinaus gibt es noch das globale Adreßverzeichnis, das alle in diesem System gepflegten E-Mail-Adressen enthält und als landeskirchliches Adreßbuch genutzt werden kann.
  • Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, seine Kontaktdaten und Abwesenheitsinformationen individuell zu pflegen. 

Kosten

Die laufenden Kosten für das Hosting des zentralen Mailsystems und allen dort verwalteten Postfächern werden komplett zentral von der Landeskirche getragen, hier entstehen Ihnen keine monatlichen Kosten. 

Falls sich Ihr Postfach also noch nicht auf dem zentralen Mailsystem der Landeskirche befindet und Sie noch monatliche Rechnungen erhalten, dann melden Sie sich zeitnah bei der COMRAMO wegen eines Umzugs.

Einzig für die Neueinrichtung oder die Änderung von E-Mail-Adressen durch die COMRAMO entstehen Kosten, die von Ihnen noch selbst getragen getragen werden müssen. Diese Einmalbeträge werden in den Auftragsformularen jeweils ausgewiesen. Die Registrierung einer E-Mail-Adresse im COMRAMO-System kostet besispielsweise 14,90€ (zzgl. MwSt.).

Zugriff

Das Postfach ist sowohl aus dem Kirchennetz als auch aus dem Internet erreichbar. Die Verwendung eines VPN-Clients ist für den Mailzugriff nicht zwingend notwendig. Der Zugriff ist generell möglich über:

  • Mit einem aktuellen Webbrowser (Mozilla Firefox, Google Chrome oder Edge Chromium) mit Zugriff auf die Webmail-Oberfläche unter https://webmail.evlka.de.
  • Mit einem mobilen Endgerät über die Active-Sync Schnitstelle. Dazu muss auf dem mobilen Endgerät ein Active-Sync Konto angelegt werden. Die Bedienung kann dann über die eingebauten Clients erfolgen. Zusätzlich steht für Android und iOS-Systeme eine Outlook-App zur Verfügung, die aus den entsprechenden App-Stores kostenlos heruntergelden werden kann.
  • Mit einem aktuellen Outlook 2016 ode 2019 auf dem Desktop des Arbeitsplatzes. Dazu muss auf dem Gerät ein entsprechndes Exchange-Konto konfiguriert werden. Der Outlook-Client wird den hauptamtlichen Mitarbeitenden im Rahmen einer Office365-Lizenz zentral zur Verfügung gestellt.

Nutzungsrichtlinien

Aktuelle Gesetze und Vorschriften stellen besondere Anforderungen ein dienstlich betriebenes E-Mail-System. Speziell sind die Regelungen des Datenschutzes (DSG-EKD vom 24.05.2018), der Informationssicherheit (ITSVO-EKD vom 29.05.2015) sowie die BSI-Standards (200-X), das Telekommunikationsgesetz, das Telemediengesetz und geltende Lizenzregelungen einzuhalten. Die daraus resultierenden Nutzungsbedingungen sind in dieser Nutzungsrichtlinie aufgeführt und gelten verbindlich für alle Nutzer in der Landeskirche.

  • Die von der Landeskirche bereitgestellten E-Mail Systeme und die dort angebotenen Postfächer mit landeskirchlicher E-Mail-Adresse werden den hauptamtlichen Mitarbeitenden der Landeskirche für die dienstliche Kommunikation zur Verfügung gestellt und sind verbindlich zu nutzen. Die Nutzung von Postfächern außerhalb des Kirchennetzes (also im Internet von z.B. einem privaten Konto bei T-Online, Google Mail oder GMX) ist für dienstliche Zwecke nicht gestattet. 
  • Für die dienstliche Kommunikation werden einheitlich E-Mail-Adressen aus der Domain „@evlka.de“ zum Senden und Empfangen verwendet. Die E-Mai-Adressen werden auf Basis des festgelegten Adressschemas zentral vorgegeben. Sofern darüber hinaus noch alte individuelle E-Mail-Domains bestehen, können diese als Alternativ- bzw. Alias-Adresse zusätzlich konfiguriert werden.
  • Alle Nutzenden und E-Mail-Adressen werden in einem zentralen Nutzerverzeichnis gepflegt, dass auch gleichzeitig als Adressbuch gilt.
  • Grundsätzlich gibt es nur eine persönliche, benutzerbezogene Authentifizierung. Diese ist an eine natürliche Person gekoppelt. Die Komplexität der Authentifizierung wird innerhalb des IT-Verbundes zentral vorgegeben.
  • Die Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen nur dem oder der Mitarbeitenden persönlich bekannt sein. Es ist auf keinen Fall anderen Personen, auch nicht Kollegen, Kolleginnen oder Vorgesetzten im Vertretungsfall zugänglich zu machen.
  • Der E-Mail-Dienst ist nur für die dienstliche Nutzung bestimmt. Alle ein- und ausgehenden Mails werden ausnahmslos als dienstlich behandelt.
  • Eine gelegentliche private Nutzung des E-Mail-Dienstes ist zulässig, wenn sich der/die Mitarbeiter/in in einer gesonderten Dienstvereinbarung mit seinem Anstellungsträger mit den genannten Nutzungsbedingungen persönlich einverstanden erklärt.
  • Der Mailversand (Zeitstempel, Absender, Empfänger) wird auf den beteiligten Servern protokolliert. Die Protokolle können durch die technische Administration zum Zwecke der Fehlersuche sowie der Funktions- und Performanceoptimierung eingesehen und ausgewertet werden.
  • Eine automatische Weiterleitung dienstlicher Mails vom persönlichen Konto an Empfängerkonten außerhalb des kirchlichen Netzes (Postfächer bei externen Providern im Internet) ist untersagt.
  • Beim Versand an einen Kommunikationspartner ohne „evlka.de“ Adresse ist davon auszugehen, dass die Kommunikation über ungesicherte Systeme erfolgt. In diesem Fall sind die zu versendenden Informationen auf personenbezogenen Daten zu prüfen und wenn notwendig durch Verschlüsselung zu schützen.
  • Die eingesetzten E-Mail-Sicherheitssysteme können E-Mails modifizieren, deren Zustellung verzögern oder ganz ablehnen. Insbesondere E-Mails mit potentiell gefährlichen Dateianhängen werden abgewiesen.
  • Als SPAM erkannte und markiert E-Mails werden nicht an Empfänger außerhalb des kirchlichen Netzes weitergeleitet.
  • Alle für die Domain „@evlka.de“ sendeberechtigten landeskirchlichen Mailserver stehen innerhalb des Kirchennetzes. Kommt eine E-Mail mit dieser Absenderdomain aus dem Internet, wird die Annahme verweigert.
  • Postfächer, auf die länger nicht mehr zugegriffen wird, werden nach 3 Monaten deaktiviert und nach 6 Monaten gelöscht.
  • Postfächer, die gekündigt werden oder durch Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Dienst obsolet werden, sind nach Ablauf der Nutzungsfrist nicht mehr zugreifbar und die Inhalte werden gelöscht. Der betroffene Anwender hat rechtzeitig vor der Frist seine dienstliche Korrespondenz seinem Nachfolger zur Verfügung zu stellen und private Korrespondenz aus dem Postfach zu entfernen.

Häufig gestellte Fragen

 

Die laufenden Kosten für den Betrieb werden von der Landeskirche übernommen, allerdings nur, wenn sich das Postfach bereits auf dem zentralen Exchange-Server befindet. Fortan sind also nur noch die Kosten für die Neuanlage eines Postfaches durch die Einrichtung zu tragen.

Sofern Ihr Konto in der letzten Zeit migriert worden ist, so prüfen Sie bitte, ob der monatliche Betrag für dieses Postfach auf der COMRAMO-Rechnung für den übernächsten Monat nach der Migration noch auftaucht.

 

 

 

Folgende E-Mail Postfach Arten stehen zur Verfügung:

  • Personenbezogenes Postfach (vorname.nachname@evlka.de)
  • Shared-Postfach (z.B. ein institutionelles Postfach wie Funktion.Einrichtung.Ort@evlka.de, auf das ein oder mehrere User mit einer Personenbezogenen E-Mail Adresse Zugriff haben können.)

Darüber hinaus gibt es noch den klassichen E-Mail-Verteiler:

  • Exchange Verteiler (z.B. eine institutionelle E-Mail Adresse wie Funktion.Einrichtung.Ort@evlka.de, welche als Weiterleitung an andere E-Mail Adressen dient, kein eigenständiges Postfach)

Und nicht zu vergessen sind die Ressourcenpostfächer:

  • Gerätepostfach „Kalender“-Postfach zum verwalten von Ressourcen wie z.B. Dienstwagen, Beamer o.ä.
  • Raumpostfach „Kalender“-Postfach zum Verwalten von Schulungs- u./oder Besprechungsräumen

 

 

 

Wichtiger Hinweis: die hier dargestellten Möglichkeiten gelten aus lizenztechnischen Gründen nur für hauptamtlich/beruflich Mitarbeitende der Landeskirche.
Eine Lösung für ehrenamtlich Mitarbeitende ist für die Zukunft geplant.

 

Für den Zugriff auf das Konto bestehen mehrere Möglichkeiten:

  1. Outlook Web Access (OWA): Sie können von jedem beliebigen Rechner per Webmail zugreifen. Hierfür wird lediglich ein Zugang ins freie Internet und ein aktueller Webbrowser benötigt. 
  2. Microsoft Outlook auf dem Arbeitsplatzrechner: Wenn Sie einen Windows PC oder einen MAC Rechner mit einem lokal installierten und lizenzsierten Microsoft Outlook Programm haben und dieser an das Kirchennetz oder an das Internet angeschlossen ist.
  3. Outlook-App auf dem Smartphone: Für Smartphones mit Android- oder iOS-Betriebssystem gibt es in den entsprechenden App-Stores die "Microsoft Outlook-App" zum herunterladen und installieren. Für diese Anbindung wird ein Internet-Zugang benötigt. Von der Nutzung anderer Apps raten wir dringend ab.

Sie benötigen also für den Mailaufruf nicht mehr zwingend einen VPN-Zugang zum Kirchennetz. Allerdings behält sich die Landeskirche vor, für den Zugriff aus dem Internet noch zusätzliche Sicherheitsmechanismen wie z.B. Multifaktor-Authentifizierung einzuführen.

 

 

 

Bisher bestehende Mail-Weiterleitungen von "kg.gemeindename.ort@evlka.de" auf eine andere genutzte Mailadresse außerhalb des Kirchennetzes (bei einem anderen Mailanbieter) sind künftig aus Datenschutzgründen nicht mehr zulässig. Bitte prüfen Sie rechtzeitig, wie Sie dies berücksichtigen, damit geeignete Lösungen entstehen, ohne dass (auch nur vorübergehend) einige E-Mails unbeachtet bleiben, weil sie in einem nicht beachteten Postfach liegen.

 

 

 

Jede/r Mitarbeiter/in, der/die auf das funktionale Gemeindepostfach (z.B. "kg.gemeindename.hannover@evlka.de") zugreifen soll, braucht je ein persönliches Postfach - typischerweise ist das eines für den/die Mitarbeiter/in im Gemeindebüro der/die Pastor/in sowie ggf. der/die Sekretär/in. Dies gilt auch für den Vertretungsfall bei Urlaub/Krankheit, d.h. auch diese Vertreter müssen rechtzeitig ein persönlichen evlka-Konto beauftragen. Die Weitergabe des persönlichen Passwortes ist nicht zulässig. Da mit diesem Kennwort dann auch Zugriff auf das persönliche E-Mail-Konto möglich ist, wird manche/r Gemeindesekretär/in auch (zu Recht) zögern, sein/ihr Kennwort weiterzugeben. Das ist anders als bisher, wo das Kennwort "nur" den Zugang zu den an die Gemeindeadresse gerichteten E-Mails ermöglicht. Solch ein "nur für das Gemeindepostfach"-Kennwort gibt es künftig gemäß landeskirchlicher Vorgabe nicht mehr, weil alle Kontozugänge und Kennwörter personenbezogen sein müssen.