Unter https://de.seafile.com/support/benutzer/anleitung/ gibt es eine sehr gute deutschsprachige Anleitung zu Seafile und den einzelnen Clients.
Anleitung Installation / Einrichtung / Nutzung Seafile
Jeder Nutzende hat in seinem persönlichen Bereich einen Speicherplatz von maximal 50 GB zur Verfügung.
Organisationen hingegen können für gemeinsam genutzte Bibliotheken einen Speicherplatz von maximal 500 GB nutzen.
Diese Werte sind fest vorgegeben und werden nicht verändert.
Das Cloud-Laufwerk mit den beschriebenen Merkmalen wird von der Landeskirche allen Mitarbeitenden zur dienstlichen Nutzung kostenfrei zur Verfügung gestellt.
Ein klassisches Backup ist nicht vorgesehen. Das ist in solchen Cloud-Speichersystemen aufgrund der Dimensionen auch schwer möglich (Speichermenge zu groß, keine realistische Restore-Zeit). Stattdessen wird die Verfügbarkeit der Daten durch eine redundante Speicherung sowie einer Versionierung sicher gestellt.
Die Versionierung greift für jede einzelne Datei. Bei jeder Änderung wird eine alte Version gespeichert. Bei Löschung wird die Datei in einem Papierkorb abgelegt. Dies ermöglicht es dem Nutzer, einen alten Stand oder sogar eine versehentlich gelöschte Datei wiederherzustellen. Dies tut er über die Weboberfläche für seinen Bereich komplett selbstständig, so dass für so eine Wiederherstellung kein IT-Personal zwingend eingreifen muss.
Die Ablagen auf dem Seafile-Server sind nur für dienstliche Daten vorgesehen. Eine aktive Kontrolle von Inhalten ist daher von zentraler Stelle weder vorgesehen noch beabsichtigt. Eine inhaltliche Prüfung findet nur automatisiert auf Malware statt.
Beschwerden oder Hinweisen auf eine Straftat muss natürlich trotzdem nachgegangen werden.
Vertretungsregelungen sind in diesem Szenario nicht vorgesehen. Alle dienstlichen Dokumente sind auf gemeinsam genutzten Bibliotheken der jeweiligen Dienststelle zu speichern, so dass sie auch von den Kollegen im Team erreichbar sind.
Der Datenschutz macht hier eindeutige Vorgaben: Es gibt grundsätzlich keinen Anlass, in die persönlichen Bereiche Einsicht zu nehmen. Sollte in Ausnahmefällen eine begründete Einsichtnahme aus berechtigtem Interesse notwendig werden (bei längerer Krankheit, Tod oder Ausscheiden), so ist im dem Sechs-Augen-Prinzip (Vorgesetzter, MAV, öBfD) zu folgen.