Scanner dienen der Digitalisierung von auf Papier erhaltenen Unterlagen, im Kontext des E-Portals vor allem Rechnungen. Ziele bei Einführung des E-Portals sind (nach Einführung der Archivfunktion):
Die technischen Anforderungen sind Stand 10/2021 noch dadurch vorgegeben, dass das Scanergebnis als PDF-Datei an der Webseite durch die Nutzerinnen und Nutzer hochgeladen werden muss. Hier geht es aber um das noch in Planung befindliche Szenario, in dem die Übertragung vom Scanner direkt in die technischen Systeme (Texterkennung, Archiv und E-Portal) zur Weiterverarbeitung erfolgen soll.
Die technischen Anforderungen können IT-ler einem Anhang zu Anforderungen an Scanner (aus einem Entwurf zur Projektdokumentation) entnehmen.
Erst nach Abschluss der Testphase werden hier einzustellende Scan-Parameter (Auflösung etc.), Serveradressen (Scan-„Ziele“) und Hinweise zur Registrierung der Scanner beschrieben werden.
Eine Ergänzung von konkreten Geräten inkl. Konfigurationshinweisen wird erst im Laufe der Testphase erfolgen. Derzeit nur wenige Geräte „nach Aktenlage“ eingeschätzt.
Beachten Sie, dass die Auswahl hier keine Empfehlung darstellt, sondern aus den bei Einführung vorhandenen Geräten exemplarisch entstanden sein wird.
grundsätzlich zwar geeignet, aufgrund der fehlenden Duplex-Eigenschaft im Einzug aber fehleranfällig (Rückseiten fehlen, alle doppelseitigen Rechnungen müssen manuell gescannt werden)
→ nicht empfehlenswert, Bedienfehler zu wahrscheinlich
kleinerer Schwarz-Weiß-Laser A4 mit Netzwerkanschluss;
unterstützt beim Scannen aber keine der benötigten Netzwerkfunktionen, Scannen ist nur über den Windows-PC vorgesehen.
→ Gerät ungeeignet für den Rechnungsworkflow
großes Business-Gerät
Erfüllt damit aktuelle Sicherheitsanforderungen und ist durch WebDAV gut für größere Scanjobs einsetzbar.
→ gut geeignet, z.B. in Ämtern
→ geeignetes Gerät
Beispiel für ein älteres Gerät „kleiner Profigröße“
→ Weiternutzung in kleineren Einrichtungen, Kirchengemeinden
