Scanner am E-Portal

Scanner dienen der Digitalisierung von auf Papier erhaltenen Unterlagen, im Kontext des E-Portals vor allem Rechnungen. Ziele bei Einführung des E-Portals sind (nach Einführung der Archivfunktion):

  • Vermeiden des Papiers: gleich als PDF oder elektronische Rechnung vom Lieferanten
  • Umstellung auf papierlos, zumindest nach Scan
  • Weiterverwendung existierender Scanner-Geräte (insb. „Kopierer“, d.h. Multifunktionsgeräte)

Technische Anforderungen

Die technischen Anforderungen sind Stand 10/2021 noch dadurch vorgegeben, dass das Scanergebnis als PDF-Datei an der Webseite durch die Nutzerinnen und Nutzer hochgeladen werden muss. Hier geht es aber um das noch in Planung befindliche Szenario, in dem die Übertragung vom Scanner direkt in die technischen Systeme (Texterkennung, Archiv und E-Portal) zur Weiterverarbeitung erfolgen soll.

Die technischen Anforderungen können IT-ler einem Anhang zu Anforderungen an Scanner (aus einem Entwurf zur Projektdokumentation) entnehmen.

Konfigurationsparameter

Erst nach Abschluss der Testphase werden hier einzustellende Scan-Parameter (Auflösung etc.), Serveradressen (Scan-„Ziele“) und Hinweise zur Registrierung der Scanner beschrieben werden.

Beispiele (un-)geeigneter Scanner & Multifunktionsgeräte

im Aufbau

Eine Ergänzung von konkreten Geräten inkl. Konfigurationshinweisen wird erst im Laufe der Testphase erfolgen. Derzeit nur wenige Geräte „nach Aktenlage“ eingeschätzt.

Beachten Sie, dass die Auswahl hier keine Empfehlung darstellt, sondern aus den bei Einführung vorhandenen Geräten exemplarisch entstanden sein wird.

  • bis A4, Farbe, Laser, Multifunktionsgerät
  • Scannen an Mail , auch mehrere Kontakte
  • SSL/TLS-Verschlüsselung, aber CA-Prüfung unklar
  • Automatischer Einzug unterstützt kein Duplex (d.h. kein doppelseitiges Scannen)

grundsätzlich zwar geeignet, aufgrund der fehlenden Duplex-Eigenschaft im Einzug aber fehleranfällig (Rückseiten fehlen, alle doppelseitigen Rechnungen müssen manuell gescannt werden)
→ nicht empfehlenswert, Bedienfehler zu wahrscheinlich

kleinerer Schwarz-Weiß-Laser A4 mit Netzwerkanschluss;
unterstützt beim Scannen aber keine der benötigten Netzwerkfunktionen, Scannen ist nur über den Windows-PC vorgesehen.

Gerät ungeeignet für den Rechnungsworkflow

großes Business-Gerät

  • bis A3, Farbe, Laser, Multifunktionsgerät
  • größere Einrichtung oder hohe Volumina
  • Markteinführung 2017, Hersteller hat Modell abgelöst
  • Scannen an Mail, WebDAV (und FTP etc.)
  • Ziele aus Adressbuch mind. für Mail & WebDAV
  • TLS dafür möglich & eigene Zertifikate

Erfüllt damit aktuelle Sicherheitsanforderungen und ist durch WebDAV gut für größere Scanjobs einsetzbar.
→ gut geeignet, z.B. in Ämtern

  • bis A3, Farbe, Laser, Mutlifunktionsgerät
  • mittlere Größe, Arbeitsgruppen
  • automatischer Vorlageneinzug, auch doppelseitig
  • Scannen an Mail oder FTP, beides an Adressbuch-Ziele
  • Mail auch verschlüsselt & authentifiziert

→ geeignetes Gerät

Beispiel für ein älteres Gerät „kleiner Profigröße“

  • bis A4, schwarz-weiß, Laser, Multifunktionsgerät
  • „Arbeitsgruppen“-Größe
  • Markteinführung wohl 2012, Firmware-Update aus 9/2021
  • automatischer Vorlageneinzug, auch doppelseitig
  • Scannen in Mail oder FTP (mehrere Ziele / Adressbuch)
  • TLS-Unterstützung bei Mail (auch CA-Prüfung aber CA-Installation unklar)

→ Weiternutzung in kleineren Einrichtungen, Kirchengemeinden