Konferenzsysteme

Welche Videokonferenz-Plattform kann ich nutzen?

Videokonferenz-Plattformen haben in diesem Jahr Corona-bedingt einen wahren Boom erlebt. Innerhalb kürzester Zeit mussten Lösungen geschaffen werden, um die Arbeitsfähigkeit der Organisationen trotz Kontaktbeschränkungen aufrecht zu erhalten.

Für die IT bestand die Schwierigkeit, dass keine langwierigen Auswahl- und Entscheidungs- prozesse etabliert werden konnten, sondern schnelles Handeln notwendig war.

Auf dem Markt exisitert es ein vielfältiges Angebot an Videokonferenz-Plattformen, die allesamt mit Vor- und Nachteilen glänzen. Das optimale System, das alle Anforderungen erfüllt, muss jedoch noch gefunden werden. 

 

Übersicht

An dieser Stelle sei kurz beschrieben, welche Videolösungen im Bereich der Landeskirche Anwendung finden.

  • ist für den Einsatz in unserer Landeskirche kostenlos, daher auch in selbstorganisierten Netzwerken Ehrenamtlicher verbreitet
  • genügt allen uns bekannten Anforderungen bzgl. Datenschutz
  • ist in den letzten Monaten stabil entwickelt, sofern die Voraussetzungen erfüllt werden
  • Einsatz, je nach Internetverbindung: 10-15 Personen, ohne Video bis zu 30 Personen
  • Besitzt eine umfangreiche auf kirchliche Gegebenheiten zugeschnittene Dokumentation und eine Hilfeseite

Voraussetzung:

  • Installation von aktuellem Desktop-Programm bzw. mobile App
  • stabile Internetverbindung (Bandbreitenanforderung abhängig von Zahl der Videos)
  • Einweisung der Teilnehmenden

Einsatz

  • für den Einsatz bei begrenzter Zahl von Teilnehmenden.(10-15)
  • bei Konferenzen, die eine hohe Anforderung bzgl. Datenschutz haben

Lizenz/Zugang

  • Frei für den Einsatz in der Landeskirche
  • ist äußerst stabil und eignet sich auch für größere Gruppen von bis zu 300 Personen mit Video
  • stellt auch Telefoneinwahlen zur Verfügung (Fallback, falls keine Internetverbindung vorhanden)
  • ist kostenpflichtig (20 Euro pro Monat, Jahresvertrag), die Lizenzen sind an Personen gebunden
  • zum Einsatz sollten ausschließlich Lizenzen kommen, die durch den Rahmenvertrag der EKD an die entsprechende Datenschutzerklärung gebunden sind. Dann werden die Videostreams auf Servern in Europa verarbeitet. Zoom ist bzgl. Datenschutz nicht ideal, weil bestimmte Daten (Einwahl, Thema, Personen etc.) an Server außerhalb von Europa weitergeleitet werden.

Voraussetzung:

  • Installation von aktuellem Desktop-Programm bzw. mobile App oder aktueller Browser
  • stabile Internetverbindung (1 MBit ausreichend) oder Telefon
  • Einweisung der Teilnehmenden

Einsatz:

  • große Veranstaltungen, die von beruflich Mitarbeitenden begleitet werden (Lizenz)
  • *Konferenzen, bei denen eine Telefoneinwahl nötig ist
  • insbesondere auch dann, wenn Datenschutz keine hohe Relevanz hat

Lizenz/Zugang/Tests

  • einzelne Lizenzen kann das Landeskirchenamt, Referat 64, gegen Kostenerstattung den Kirchenkreisen (Gemeinden nicht) Verfügung stellen (persönliche Lizenzen mit ca. 20 Eur/Monat, aktuelle Laufzeit bis 3/2021)
  • Testzugang auf der der Website des Anbieters
  • ist eine Schulungssoftware, die insbesondere in Universitäten und Schulen eingesetzt wird
  • läuft nach ersten vorläufigen Tests - je nach eingesetzter Serverleistung - auch mit einer großen Gruppe ohne Video (vermutlich ca. 50, max. 100), mit einer kleineren Gruppe mit Video
  • kann hohe Anforderungen bzgl. Datenschutz erfüllen
  • wird von uns erst seit kurzem eingesetzt - könnte sich zu einer Lösung entwickeln. Wir benötigen weitere Erfahrung, um den genaueren Einsatz zu beschreiben

Voraussetzung

  • stabile Internetverbindung (Bandbreitenanforderung abhängig von Zahl der Videos)
  • Internetbrowser
  • bei Hosting durch externe Firma (s.u. Lizenz) auch Telefoneinwahl möglich Einweisung der Teilnehmenden

Einsatz

  • Zur Zeit Tests bei Schulungen, Fortbildungen, auch in Einrichtungen der Landeskirche
  • Tests bzgl Größe von Konferenzen stehen aus

Lizenz/Zugang

  • Vertrag mit externer Firma, Referat 64 kann bei der Vertragsgestaltung unterstützen. Vorteil: Sicherheit bzgl. Leistung, rechtlicher Situation und technischem Support. Übergangsweise kann auch ein Raum auf einem eigenen Server der EMA angeboten werden, den Sie in einem begrenzen Rahmen nutzen dürften – allerdings kann der technisch reibungslose Betrieb nicht garantiert werden. Für weitere Fragen zu dieser Lösung steht Kay Oppermann zur Verfügung.

 

 

Fazit

Für kleine Teilnehmerkreise (< 15) ist die in der Landeskirche kostenlose Lösung Konferenz-e aufgrund der unkomplizierten Bedienung, der Flexibilität und der gegebenen Sicherheit eine gute Wahl.

Für größere Konferenzen ist der Einsatz von Zoom zu überlegen. Diese Lösung ist sehr komfortabel, bei der Nutzung entstehen aber Lizenzkosten. Außerdem entspricht die Software nicht den Anforderungen des EKD-Datenschutzes, weshalb sie nur für öffentliche Sitzungen ohne vertrauliche Inhalte eingesetzt werden sollte.

Big Blue Button ist eine Software für Seminare und Workshops für große Nutzergruppen, die neben einer zentralen Moderation auch Arbeitsgruppen- Räume zur Verfügung stellt. Die Landeskirche betreibt dafür einen Server. Die Nutzung kann bei der EMA angefragt werden..