Was bietet Seafile?

Was brauchen Sie denn?

Im Gegensatz zu den herkömmlichen Public-Cloud Diensten läßt sich Seafile auf einem eigenen Server betreiben. Für die Ev.-luth. Landeskirche Hannovers wird das im Rechenzentrum des Hosting-Dienstleisters COMRAMO realisiert. Das ermöglicht es, dienstliche Daten sicher zu speichern und verschlüsselt über das Internet mit Hilfe von Cloud-Technologien darauf zuzugreifen.

Mit Seafile lassen sich Dateien auf einem zentralen Server speichern, mit anderen Personen austauschen oder auch zwischen Geräten synchronisieren. Dafür kommt unterschiedliche Software zum Einsatz, je nachdem, was man benötigt.

Seafile im Vergleich zu anderen Cloud-Speicherdiensten

Seafile bietet für den persönlichen Bereich Funktionen, die zu denen ähnlich sind, die der eine oder andere aus dem privaten Umfeld bei den gängigen kostenlos-Cloud-Anbietern (Dropbox, OneDrive, GoogleDrive, usw.) bereits kennen wird.

Anders als bei den Cloud Anbietern erfolgt das Seafile-Hosting der Landeskirche bei einem bekannten örtlichen Dienstleister in dessen eigenem lokalen Rechenzentrum. Die Leistungserbringung ist dabei individuell vereinbart. Damit werden die Voraussetzungen für einen sicheren und Datenschutz-konformen Betrieb gegeben. 

 

Seafile im Vergleich zu Netzlaufwerken und Intern-e Drive

Das Angebot richtet sich an die einzelnen Mitarbeitenden und darüber hinaus insbesondere an kleinere Körperschaften und Einrichtungen wie z.B. Kirchengemeinden und Kindergärten, die keine eigenen Datenspeicher-Infrastrukturen betreiben können.

Die klassischen Speicherlösungen erfordern separate Hardware (z.B. Fileserver, NAS-Box) und sind oftmals nur vor Ort im lokalen Netzwerk nutzbar. Neben der Beschaffung muss man sich zusätzlich um Dinge wie Verfügbarkeit, Konfiguration und den sicheren Betrieb kümmern. Auch die klassichen USB-Sticks für Backups und den Datentransport haben ihre Grenzen und gehen gerne mal verloren. Bei Seafile kümmert sich ein Dienstleister um die Datenverfügbarkeit in einem rund-um-die-Uhr-Betrieb in seinem Rechenzentrum.  

Seafile tritt nicht an, um intern-e abzulösen, da es den Fokus auf das Speichern und gemeinsame Nutzen von Dokumenten legt. Wohl aber ist Seafile im Vergleich zur intern-e Drive-App wesentlich komfortabler und verfügt über deutlich mehr Funktionen. Insbesondere die Integration in die Desktop-Oberfläche stellt eine deutliche Vereinfachung die die Nutzenden dar. Intern-e Drive kann trotzdem in offeneren Einsatzszenarien mit vielen externen Benutzern sinnvoller erscheinen, da es gerade beim Einladen externer Benutzer flexibler ist.  

 

Speicherbereiche und Speichergrößen

Der Seafile Cloud-Dienst wird von der Landeskirche zentral bereitgestellt und finanziert. Die zu erwartenden Speichermengen erfordern von allen Beteiligten eine vorausschauende Budgetplanung und einen umsichtigen Umgang mit den vorhandenen Ressourcen. Um dies nicht dem Zufall zu überlassen, ist es notwendig, für die Nutzung feste Speichergrenzen (Quotas) festzulegen. 

Persönlicher Speicher

Jeder Mitarbeitende mit einem Standard-Konto kann sich bei Bedarf seinen persönlichen Speicher einrichten und nutzen. Für diesen Speicher stehen maximal 50 GB pro Account zur Verfügung.

Gemeinsamer Speicherbereich

In gemeinsamen Speicherbereichen für Organisationen und Einrichtungen werden naturgemäß mehr Daten vorgehalten. Hier stehen pro Organisation maximal 500 GB zur Verfügung.  

 

Nutzungsszenarien

Mit Hilfe des Seafile-Sync Clients können ganze Verzeichnisse mit dem Server und auch mit anderen Rechnern synchronisiert werden. Die Synchronisation erfolgt dabei im Hintergrund, sobald eine stabile Internet-Verbindung vorhanden ist. Das sorgt dafür, dass sowohl auf dem Client als auch auf dem Server identische Kopien der Dokumente gespeichert werden. Dateiänderungen, die auf einem Gerät vorgenommen werden, werden automatisch auf das Cloudlaufwerk übertragen. Das funktioniert genauso in der Gegenrichtung, so dass auch eine Synchronisation mit anderen Geräten stattfinden kann. 

  • Das ermöglicht auch das Arbeiten auf Geräten, die keine permanente Online-Verbindung gewährleisten können, mit einem zentral gespeicherten Datenbestand. 
  • Wenn man wechselweise auf mehreren Rechnern arbeitet, so hat man auf allen einen gleichen Datenbestand.
  • Durch das Kopieren der Daten auf den Server hat man für seine lokalen Verzeichnisse eine Art automatische Backup-Funktion.

Mit Hilfe des Seafile Drive-Clients kann man Dokumente wie bei einem Netzlaufwerk auf einem zentralen Seafile-Server ablegen. Der Cloud-Speicher ist dabei als Laufwerk in den Windows-Explorer eingebunden und kann wie ein normales lokales Laufwerk genutzt werden.

Dateien und ganze Verzeichnisse können per Drag&Drop auf das Cloud-Laufwerk hoch- und wieder heruntergeladen werden oder auch direkt bearbeitet werden. Änderungen werden sofort übertragen und sind auf allen anderen angebundenen Rechnern automatisch verfügbar. So hat man auf allen angebundenen Arbeitsplätzen den gleichen Informationsstand. 

Da nicht alle Dokumente synchronisiert werden, sondern nur diejenigen, auf die ein Zugriff erfolgt, ist diese Methode im Vergleich zu einer kompletten Synchronisation deutlich platzsparender. Das bedeutet aber auch, dass man permanent online arbeiten muss, wenn man uneingeschränkt auf seinen Dokumentenbestand zugreifen möchte.

Anstatt eines Seafile-Clients kann das System auch einfach das Webportal mit einem Webbrowser genutzt werden. Zusätzlich lassen sich über die Weboberfläche bequem alle Konfigurationseinstellungen für den Bereich tätigen, Berechtigungen einstellen und neue Zugriffsbibliotheken definieren. 

  • Das ermöglicht die Nutzung ganz ohne die Installation einer speziellen Software. Denn ein Webbrowser sollte überall verfügbar sein.

Für den mobilen Zugriff von unterwegs lässt sich die Seafile Mobile App auf mobilen Endgeräten mit Android und iPhone Betriebssystemen nutzen. Damit ist auch z.B. ein Anzeigen gespeicherter Dokumente oder ein automatischer Upload von Fotos möglich, um sie z.B. später auf einem Desktop-Rechner zu bearbeiten. 

Durch die Vergabe von Zugriffsrechten ist es möglich, synchronisierte Dateien, Ordner und Bibliotheken mit anderen Nutzern zu teilen. Dabei können sowohl permanente Freigaben als auch temporäre Freigaben definiert werden. 

Mit Hilfe von Seafile kann auf einfache Art und Weise eine Ablagestruktur für kleine Organisationen aufgebaut werden. Jede Nutzergruppe kann dabei eine eigene Bibliothek (Ordner) erhalten. Für den Zugriff müssen jeweils Nutzergruppen eingerichtet und Rechte vergeben werden.

  • So können so zentrale Laufwerke, schwarze Bretter u.ä. für die zentrale Bereitstellung sowie ggf. eine gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Informationen genutzt werden.

Auf der Weboberfläche steht den Benutzenden OnlyOffice Docs als integrierte Büro-App zur Verfügung. Damit lassen sich Dokumente über das Webportal verwalten, erstellen, öffnen und bearbeiten. Standardmäßig sind Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen verfügbar.

  • Eine Installation auf dem Arbeitsplatz ist nicht notwendig. Die Anwendungen werden beim Öffnen eines Dokuments im Webbrowser als Online-App heruntergeladen und geöffnet.
  • Die Online-Apps machen den Einsatz von teuer zu lizensierenden Office-Softwarepaketen auf den Endgeräten überflüssig, da sie kompatibel zu den Microsoft Office Formaten sind. 
  • Mit OnlyOffice ist es möglich, mit mehreren berechtigten Benutzern gleichzeitig und im Team an einem Dokument zu arbeiten. Eine Versionierung ist ebenfalls nutzbar.
  • Die Online-Apps werden nur zusammen mit der webbasierte Oberfläche des Cloud-Laufwerks zur Verfügung gestellt und sind auch nur von diesem aus nutzbar.
  • Wer möchte kann sich auch eine Offline-Version von OpenOffice auf seinem Arbeitsplatz installieren. Entsprechende Installationspakete können über die OnlyOffice Download-Seite bezogen werden. 

Um es vorweg zu nehmen: Ein klassisches Backup ist nicht vorgesehen.

Das ist in solchen Cloud-Speichersystemen aufgrund der Dimensionen auch schwer möglich (Speichermenge zu groß, keine realistische Restore-Zeit). Stattdessen wird die Verfügbarkeit der Daten durch eine redundante Speicherung der Daten in der Rechenzentrums-Infrastruktur der COMRAMO sowie der Verwendung von bordeigenen Mitteln wie einer Versionierung und einer Papierkorb-Funktion sicher gestellt. 

Dies ermöglicht es dem Nutzer, einen alten Stand oder sogar eine versehentlich gelöschte Datei wiederherzustellen. Dies tut er über die Weboberfläche für seinen Bereich komplett selbstständig, so dass für so eine Wiederherstellung kein IT-Personal zwingend eingreifen muss.

 

Versionierung

Jedesmal, wenn eine Datei auf dem Seafile-Server geändert wird, erstellt das System automatisch eine Kopie des alten Dateistandes. Die alten Versionen werden bis zu 6 Monate aufbewahrt und können in diesem Zeitraum jederzeit wieder hergestellt werden. Die Funktion finden Sie auf der Seahub-Weboberfläche.  

 

Papierkorb-Funktion

Wird eine Datei entgültig gelöscht, so ist sie nicht automatisch verloren, sondern das System bewahrt sie bis zu 6 Monate in einem separatem Speicher für gelöschte Dokuemente auf. In diesem Zeitraum kann sie jederzeit wieder herggestellt werden. Die Funktion ist ebenfalls über die Seahub-Weboberfläche erreichbar.  

 

 

Ein jeder kennt das Problem: Dateien, die größer sind als 5 MB, sollten grundsätzlich nicht per E-Mail versendet werden. Denn E-Mail-Anbieter haben Versandlimits und außerdem sorgen große Dateianhänge für schnell vollgelaufene Posteingänge.

Mit Seafile als sicheren Speicherdienst kann man dieses Problem umgehen. Man lädt die Datei in den Seafile-Speicher hoch und generiert einen Freigabe-Link, den man dann per Mail versendet. Nur die  Empfänger der E-Mail haben dann Zugriff auf diese Datei, weil sie den Link kennen. Durch Anklicken können sie sich dann die Anlage komfortabel herunterladen.

Das alles manuell durchzuführen klingt recht umständlich. Tatsächlich gibt es entsprechende Plugins sowohl für Microsoft Outlook für Windows als auch für Mozilla Thunderbird, die einem dabei die Arbeit erleichtern.