Wer ist berechtigt?
Sie wollen auch das neue kirchliche Cloud-Laufwerk für Ihre dienstlichen Daten nutzen?
Seafile bietet unterschiedliche Möglichkeiten und Nutzungsprofile an, um mit diesem System zu arbeiten.
An dieser Stelle erfahren Sie, wer auf dieses Angebot zugreifen kann. Und mit welchen Mechaniken das realisiert wird.
Es ist vorgesehen, dass alle Mitarbeitenden, die einen Nutzeraccount im zentralen landeskirchlichen Verzeichnisdienst ("Active Directory") sowie eine landeskirchliche E-Mail Adresse besitzen, automatisch für den Zugriff und die Nutzung des Seafile Cloud-Systems freigeschaltet sind und diesen Dienst ohne weitere Abstimmung selbstständig nutzen können.
Für die Anmeldung gelten die gleichen Zugangsdaten wie für Ihr AD- bzw. Exchange-Konto. Die Anmeldung erfolgt dabei über ein vorgeschaltetes WebSSO-System. Allen so authentifizierten Nutzer steht automatisch ein persönlicher Speicherbereich zur Verfügung, auf den nur sie selbst Zugriff haben. Diese Anmeldung steht im Wesentlichen allen hauptamtlich Mitarbeitenden zur Verfügung.
Sollten Sie noch keinen AD-Konto und keine dienstliche "@evlka.de" E-Mail-Adressen haben, so wenden Sie sich bitte an den IT-Administrator Ihres zuständigen Kirchen(kreis)amtes.
Jeder Seafile Standard-Nutzer kann über E-Mail-Adressen Gäste einladen und ihnen Zugriff auf existierende Bibliotheken (die persönlichen Bibliotheken oder auch die Bibliotheken im Organisationsbereich) gewähren, sofern er dazu berechtigt ist. Ein Gast kann sich mit Hilfe dieser Einladung direkt im Seafile-System registrieren und damit einen eigenen permanenten Zugang erhalten.
Gäste sind dabei externe Nutzer ohne eigenes landeskirchliches AD und E-Mail-Konto.Dieser Typ kann verwendet werden, um z.B. ehrenamtlich Mitarbeitenden oder permanent beauftragten Extenen den Zugriff und die Mitarbeit an dienstlichen Informationen (z.B. Gemeindebriefredaktion, Ausschüsse, Kirchenvorstand) zu ermöglichen. Diese Gästekonten können allerdings keine eigenen persönlichen Bereiche haben.
Jeder Standard-Nutzer hat die Möglichkeit, bestimmte Dateien oder Bereiche per Freigabelink an Nutzer zur Verfügung zu stellen, die keinen eigenen Account zur Verfügung haben. Diese Freigaben eignen sich insbesondere bei einer zeitlich befristeten Zusamenarbeit oder dem spontanen Datenaustausch mit z.B. externen Dienstleistern.
Die Freigaben können bei Bedarf mit einem frei wählbaren Kennwört geschützt und für eine zeitlich befristete temporäre Nutzung freigegeben werden.
Der Freigabelink wird per E-Mail an alle Empfänger, die Zugriff erhalten sollen, verschickt. Falls ein Kennwort vergeben wird, so sollte dies auf einem separaten Weg (z.B. per Telefon) übermittelt werden.
Der Empfänger hat dann direkt auf das freigegebene Dokument Zugriff, indem er auf den Link in der Mail klickt.
Die gemeinsamen Bereiche für den Informationsaustausch innerhalb einer Organisation erfordern eine strukturiertere Verwaltung. Für jeden Bereich wird ein Administrator benannt, der seinen Bereich eigenständig verwalten kann.
Das beinhaltet im Wesentlichen die Anlage von Bibliotheken, die Zuordnung von berechtigten Nutzern, die Vergabe von Zugriffsberechtigungen und das Einladen von Gästen.
Der Administrator kann - muss aber nicht - auch gleichzeitig Nutzer dieser gemeinsam genutzten Bereiche sein.
